Ampliar la capacidad de tu servidor de correo sin coste

Posiblemente en vuestro trabajo, universidad, negocio trabajéis con una cuenta de correo con un dominio propio al cual accedéis vía webmail o mediante un cliente de correo como Thunderbird, Outlook, etc...

Lo tenéis configurado de tal forma que dejáis copia en el servidor, con lo que tenéis la ventaja que podéis acceder a vuestro correo en cualquier momento y desde cualquier lugar, ademas de tener una copia del correo en vuestro PC si tenéis un cliente de correo.


Acceso a vuestro servidor de correo.


Y ahora resulta que debido a vuestro gran volumen de correo entrante, estáis llegando o habéis llegado al límite de capacidad de vuestra cuenta, y la única solución que os dan es hacer un archivado en local o eliminar correo antiguos de vuestro servidor. Esto seguro que os  resulta un rollo porque queréis tener siempre acceso a todos vuestros correo.

Pues bien, os voy a dar la solución para tener una capacidad casi ilimitada de correo en la nube, gratis y sin dejar de usar el servidor y cuenta de correo de vuestra empresa, colegio, etc... todo gracias a Gmail, ademas de disponer de el mejor motor de búsqueda de correos del mundo.


Os daré varias soluciones:


A.  Mi servidor de correo solo me da 300 Mb de capacidad, no paro de recibir mails y ya voy por el 90% de capacidad. ¡AUXILIO!

  1. Nos creamos una cuenta en Gmail.

    Acceder a la página oficial de Gmail para crear una cuenta
  2. Bien ahora que ya tenemos cuenta de Gmail, vamos a importar todo el correo de nuestro servidor a nuestra cuenta de Gmail.

  3. Vamos a "configuración de correo de Gmail" --> "Cuentas e importación" --> "Añadir una cuenta de correo POP3 de tu propiedad".

    Seguimos los pasos, tenéis una casilla "Dejar una copia del mensaje recuperado en el servidor" que debéis desmarcar para que no quede copia del correo en el servidor origen, con lo que una vez vuestros correo en Gmail, vuestro servidor de correo quedara vació. (Aunque si queréis podéis dejar una copia de los correos recibidos hasta ahora)

    La importación comenzara, puede tardar horas.

    También hay una opción para "Importar correos y contactos", incluso desde servicios web, pero no la he usado.
  4. Bien en principio ya esta (más adelante comentare como configurar vuestro cliente de correo o como acceder vía webmail a vuestro correo y poder enviar los correos con nuestra cuenta de correo corporativa).
  5. Esto esta bien para la mayoría de los casos, pero tiene la pega que el correo solo se revisa en el servidor principal cada 10 minutos, pongamos que queréis que cuando llega un correo a vuestro servidor corporativo, el correo llegue inmediatamente a Gmail y no tener que esperar a que este revise el correo en vuestro servidor. (Ademas si dejáis copia se os llenaría)
  6. Bien pues si este es el caso, debemos entrar al interface de Webmail de nuestro servidor y ahora esto puede variar según el servidor, "Opciones" --> "Reglas de correo" y agregaremos una regla de reenvío a nuestra cuenta de Gmail de todos los correos nuevos, ademas no mantendremos copia o lo moveremos a la papelera o lo borraremos.

    Ejemplo de una regla de reenvío, en nuestro caso ademas
    enviaríamos nuestro correo a la papelera en vez de
    copiar el mensaje a la bandeja de entrada
    De esta forma todos los correos nuevos llegaran de forma inmediata a Gmail y no se mantendrá copia en nuestro servidor, con lo que no se saturara de correos nunca más.
  7. Vamos a "configuración de correo de Gmail" --> "Cuentas e importación" --> "Comprobar correo mediante POP3" --> Eliminar nuestra cuenta.   (No queremos comprobar nuestro servidor, ya que todo lo que llegue a él, este lo reenvía inmediatamente a Gmail y no mantiene copia, con lo que es ridículo que Gmail este comprobando el correo nuevo en él.
B.  Tengo un correo corporativo que  reviso de vez en cuanto, estoy bien de capacidad pero me gustaría poder ver los correo desde mi cuenta de Gmail personal que es la que reviso todos los días, ademas quiero una copia del correo en ambos servidores.

  1. Nos creamos una cuenta en Gmail.

    Acceder a la página oficial de Gmail para crear una cuenta
  2. Bien ahora que ya tenemos cuenta de Gmail, vamos a importar todo el correo de nuestro servidor a nuestra cuenta de Gmail, dejando una copia del correo en el servidor.
  3. Vamos a "configuración de correo de Gmail" --> "Cuentas e importación" --> "Añadir una cuenta de correo POP3 de tu propiedad".

    Seguimos los pasos, tenéis una casilla "Dejar una copia del mensaje recuperado en el servidor" que debéis marcar para que quede copia del correo en el servidor origen, con lo que los correos están en Gmail y en vuestro servidor.

    También etiquetaremos los mensajes entrantes y omitiremos en recibidos para que todos los que recibamos en nuestra cuenta Gmail del servidor de correo vaya a una carpeta y no se nos junten con nuestros correos personales.

    La importación comenzara, puede tardar horas.
  4. Ahora todos los correos nuevos que lleguen a nuestra cuenta de correo corporativa, los recibiremos también en nuestra cuenta Gmail y podremos revisarlos cómodamente desde esta.

Configurando el Webmail de Gmail .

Ahora si usabais la interface de Webmail, ahora podréis usar exclusivamente la cuenta de Gmail con todo el potencial que tiene:

Tanto en el caso A y el caso B, si accedeis al correo por la interfaz de Gmail y queréis enviar o contestar correos desde este interfaz como si estuvieseis trabajando con vuestro servidores de correo original, es decir que los correos salgan con la dirección de correo de ese servidor, deberéis realizar lo siguiente:

Para ello en Opciones de Gmail --> Cuentas e importación --> "Enviar mensajes como" , podremos configurar la cuenta de correo saliente de nuestro servidor de correo externo, y así cuando enviemos o respondamos a un correo, podremos usar nuestro servidor de correo y la cuenta de correo externa para poder enviar los correos con la cuenta de correo del otro servidor. (A la hora de enviar los correos se nos dejara seleccionar con que cuenta de correo queremos enviar el mensaje)

Configurando el cliente de correo electrónico para Gmail

Si accedíamos a nuestro servidor de correo con un cliente de correo como Thunderbird, tendremos que configurarlo para que ahora revise nuestro correo en Gmail, que es donde se esta almacenando ahora.

Para ello primero en Gmail --> Opciones --> "Reenvío y correo POP/IMAP"  activaremos la opción "Acceso IMAP"

Ahora si hacéis clic en "Configura tu cliente de correo electrónico (por ejemplo, Outlook, Thunderbird o iPhone)", os contara como configurar vuestro cliente de correo para acceder a vuestro cuenta en Gmail.

Ya solo debéis configurar vuestro correo saliente SMTP, para que cuando enviéis un correo, este se envié desde vuestro servidor de correo corporativo y desde vuestra cuenta de correo y no se envíen con la cuenta de Gmail
Lo más seguro es que si habéis estado usando el correo desde un cliente de correo ya tengáis configurado el correo saliente SMTP para enviar los correos con vuestro servidor corporativo.

Thunderbird nos dará la opción de elegir con que cuenta de correo queremos enviar o contestar a un correo

También estos clientes tienen opciones para dejar una copia en local con lo que tendremos una copia en Gmail y en local.

Espero que con este post podréis ya de dejar de sufrir por la escasa capacidad de los servidores de correo convencionales y podréis disfrutar de una capacidad de correo en constante aumento y prácticamente sin límites

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